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Documentación y Mejora de Procesos

Mejora-Procesos

¿Qué es?

De forma genérica denominamos Documentación y Mejora de Procesos a la metodología estructurada que permite analizar y determinar los procesos que se llevan a cabo en un determinado equipo de trabajo, unidad o empresa, con el objeto de procedimentarlos y establecer mejoras que redunden en una mayor satisfacción de nuestros clientes, internos y externos, y en un mayor valor añadido para la organización.

¿Para qué sirve?

En nuestras empresas contamos con multitud de procesos que, ya sea de forma informal o formal, se realizan diariamente. Documentar estos procesos, procedimentarlos, es una manera de recopilar ese “saber hacer”. Las ventajas son múltiples y sus efectos dependen del momento en el que nuestra organización se encuentre; podemos documentar los procesos que sabemos hacer bien (cuando la empresa lleva unos años en funcionamiento) o establecer los procedimientos antes de iniciar la actividad en base a modelos de éxito, de modo que los procesos de nuestra empresa o equipo se ajusten desde el inicio a una metodología de acción concreta. Procedimentar los procesos también permite replicar esa manera de actuar en equipos o unidades de negocio de nueva creación, de modo que exista una homogeneización entre todos los integrantes de la empresa.

Por otro lado, la situación económica actual impone la necesidad de optimizar los procesos. La reducción de beneficios en los balances de las empresas conlleva recortes en partidas que en parte podrían evitarse mediante una revisión objetiva y mejora de los procesos prioritarios que mayor impacto económico tienen para la empresa. El objetivo de esta metodología es dotar a los equipos de medios que les permitan optimizar aquellos procesos que aportan valor y modificar o descartar aquellos otros procesos que restan energía y recursos. En un contexto en el cada año desaparecen el 20% de las empresas (según informe de ESADE para 2012), la implementación de una cultura orientada a la mejora continua y a la sistematización de procesos de éxito se torna no sólo en una mejora competitiva para las empresas, sino en un factor clave para su supervivencia.

La apuesta de las empresas por la calidad como elemento diferenciador mueve a muchas a implantar sistemas integrales de gestión de calidad basados en metodologías de entidades reconocidas, como las normas ISO, que conllevan una inevitable revisión de los procesos existentes. La metodología que nosotros proponemos, y que podéis descargaros desde el siguiente enlace, es una guía práctica al alcance de todas las empresas que quieran empezar a documentar y mejorar sus procesos desde este preciso instante.

Descarga la herramienta aquí: Plantilla Metodología Documentación y Mejora de Procesos